Prozessautomatisierung

Fragen und Antworten zu dieser Leistung

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung heißt, dass Software wiederkehrende Handarbeit übernimmt: Rechnungen verarbeiten, Daten von einem System ins andere übertragen, Postfächer und Formulare abarbeiten oder jede Woche denselben Bericht erstellen. Wo Text gelesen oder gedeutet werden muss, etwa eine E-Mail mit einem Preis darin, setze ich KI für genau diesen Schritt ein. Der Rest ist normale, vorhersehbare Software.

Für wen ist Prozessautomatisierung?

Für Organisationen, in denen Menschen jeden Tag abtippen, kopieren und prüfen, was ein System auch könnte. Bei Equote haben zwei Personen Preise und Merkmale von Hand aus Hunderten E-Mails gezogen; das läuft jetzt automatisch, und sie sehen sich nur noch die Ausnahmen an. Das funktioniert für ein Büro mit drei Personen ebenso wie für eine große Organisation, wo ich dann mit der internen IT-Abteilung zusammenarbeite.

Welchen Prozess automatisiert man zuerst?

Den, der bei fünf Punkten am besten abschneidet: er kommt häufig vor, er variiert wenig, ein Fehler hat begrenzte Folgen, die Daten liegen schon ordentlich vor und die Menschen, die ihn heute erledigen, wollen es. Kostet der Aufbau weniger als das, was der Prozess pro Jahr kostet, haben Sie Ihr erstes Projekt. Halten Sie es klein genug, um innerhalb von sechs Wochen live zu gehen.

Wie läuft ein Automatisierungsprojekt ab?

Es beginnt mit Messen: wie oft kommt es vor, wie viel Zeit kostet es heute und was geht schief, wenn es schiefgeht. Danach zeichne ich die Schritte auf, baue die Kette und teste sie mit echten Fällen, auch mit den unordentlichen. Von Ihrer Seite sind das zwei Stunden in Woche eins und danach eine halbe Stunde pro Woche. Eine erste Automatisierung ist meist in zwei bis drei Wochen live.

An welche Systeme kann Datawonder anbinden?

An jede Software mit einer ordentlich dokumentierten API. In Projekten nutze ich n8n für die Automatisierungsabläufe, außerdem Microsoft 365, Google Workspace, Google Sheets, Airtable, Instantly und behördliche APIs. Das Ergebnis landet dort, wo Ihr Team bereits arbeitet, etwa in einer Tabelle, in der Buchhaltung oder im Postfach.

Was passiert, wenn die Automatisierung etwas nicht erkennt?

Dann rät sie nicht. Jede Nachricht und jedes Dokument läuft zuerst durch feste Bedingungen, und was sie nicht erfüllt, wird übersprungen oder einem Menschen vorgelegt. Das System protokolliert, was es getan hat, damit Sie es später nachvollziehen können. Vorab legen wir fest, welche Daten es sehen darf und wie lange sie gespeichert werden.

Wie kann ich meine Rechnungsabwicklung automatisieren?

Indem die Schritte, die heute von Hand laufen, miteinander verknüpft werden. Datawonder automatisiert eingehende Rechnungen: Diese werden ausgelesen und in Ihrer Buchhaltung bereitgestellt. Auch ausgehende Rechnungen lassen sich automatisch aus Daten erstellen, die bereits vorhanden sind, etwa Bestellungen oder erfasste Stunden. Das funktioniert mit jeder Buchhaltungssoftware, die eine ordentlich dokumentierte API hat.

Kann KI eingehende Rechnungen und Belege verbuchen?

Ja. KI liest Rechnungen und Belege aus Ihrem Postfach oder einem Upload-Ordner, entnimmt Lieferant, Betrag, Mehrwertsteuer und Datum und bereitet die Buchung in Ihrer Buchhaltung vor. Was die Automatisierung nicht sicher erkennt, wird einem Menschen vorgelegt, statt dass das System rät. So bleibt die Buchhaltung korrekt.

Kann sich ein Bericht jeden Morgen selbst erstellen?

Ja. Datawonder baut Berichte, die zu einem festen Zeitpunkt die Zahlen aus Ihrer Buchhaltung, Ihrem CRM oder Ihrem Onlineshop abrufen. Das Ergebnis liegt danach in Ihrem Postfach oder in einem geteilten Ordner bereit. Dann muss niemand jeden Montag dieselbe Übersicht von Hand erstellen.

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