Welchen Prozess automatisieren Sie zuerst? Fünf Fragen als Bewertungsraster.
In jedem Audit zeigt sich dasselbe Muster: zwanzig Ideen, keine Reihenfolge. Die meisten Betriebe wählen dann die Idee der lautesten Stimme oder den sichtbarsten Prozess. Das ist fast nie das beste erste Projekt. Ich nutze fünf Fragen, jede mit einer Bewertung von eins bis fünf.
1, Wie oft passiert es?
Zweimal am Tag ist nichts, zweihundertmal am Tag ist ein Geschäftsfall. Automatisierung hat feste Aufbaukosten und fast keine Kosten pro Durchlauf, deshalb ist Volumen der wichtigste Faktor. Ein Prozess, der fünfmal pro Woche vorkommt, trägt den Aufbau selten, so lästig er auch ist.
2, Wie viel Varianz steckt darin?
Läuft es jedes Mal gleich, oder hängt es von Beurteilung und Ausnahmen ab? Geringe Varianz ist eine gute Nachricht: das Ergebnis ist vorhersagbar und der Test einfach. Bei hoher Varianz automatisieren Sie nicht den Prozess, sondern die Vorarbeit: Daten sammeln, sortieren, für jemanden bereitlegen, der entscheidet.
3, Was passiert, wenn es schiefgeht?
Eine falsch sortierte E-Mail ist unangenehm. Eine falsch versandte Rechnung ist ein Problem. Ein falscher medizinischer Ratschlag ist unzulässig. Je höher das Risiko, desto mehr menschliche Kontrollpunkte müssen Sie einbauen, und desto weniger Zeitgewinn bleibt. Beginnen Sie deshalb mit geringem Risiko: Ihr erstes Projekt soll Vertrauen aufbauen, nicht darum bitten.
4, Liegen die Daten dort, wo Sie sie brauchen?
Der stille Projektkiller. Steckt die Information in einem System, an das Sie nicht herankommen, in einer Tabelle auf einem Laptop oder nur im Kopf der dienstältesten Mitarbeiterin? Dann geht Ihr Projekt um Datenzugang statt um KI und dauert dreimal so lang. Wählen Sie zuerst etwas, wo die Daten schon geordnet sind.
5, Will die zuständige Person das überhaupt?
Wenn die Person, die diese Arbeit heute macht, das Gefühl hat, sich selbst wegzuautomatisieren, wird das Projekt still unterlaufen. Meist unbewusst: Ausnahmen, die „nicht funktionieren“, Rückmeldungen, die ausbleiben. Sprechen Sie das vorher aus und werden Sie konkret, was diese Person stattdessen tun wird.
Die Rechnung
Bewerten Sie jeden Prozess von eins bis fünf nach Volumen, geringer Varianz, geringem Risiko, Datenverfügbarkeit und Rückhalt. Nehmen Sie die höchste Gesamtpunktzahl, nicht die schönste Demo. Setzen Sie dann eine Zahl dazu: wie viele Stunden pro Woche kostet es heute, und was ist das im Jahr in Geld. Liegt der Aufbaupreis unter dem Jahresgewinn, haben Sie Ihr erstes Projekt. Eine Regel noch: halten Sie es klein genug, um in sechs Wochen live zu sein. Ein bescheidener Erfolg bringt mehr als ein großer Plan, der auf halbem Weg stehen bleibt.
Kurz gefasst
Volumen, geringe Varianz, geringes Risiko, Daten verfügbar, Rückhalt vorhanden. Fünf Bewertungen, die höchste Summe gewinnt. In sechs Wochen live, dann der nächste.
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