Welk proces automatiseer je eerst? Vijf vragen als scorekaart.
In elke audit komt hetzelfde patroon boven: twintig ideeën, geen rangorde. De meeste bedrijven kiezen dan het idee van de luidste stem of het meest zichtbare proces. Dat is bijna nooit het beste eerste project. Ik gebruik vijf vragen, elk met een score van één tot vijf.
1, Hoe vaak gebeurt het?
Twee keer per dag is niets, tweehonderd keer per dag is een businesscase. Automatisering heeft vaste bouwkosten en bijna geen kosten per keer, dus volume is de belangrijkste factor. Een proces dat vijf keer per week voorkomt verdient de bouw zelden terug, hoe irritant het ook is.
2, Hoeveel variatie zit erin?
Loopt het elke keer hetzelfde, of hangt het af van beoordeling en uitzonderingen? Weinig variatie is goed nieuws: de uitkomst is voorspelbaar en de test eenvoudig. Bij veel variatie automatiseer je niet het proces, maar het voorwerk ervan: gegevens verzamelen, sorteren, klaarzetten voor iemand die beslist.
3, Wat gebeurt er als het fout gaat?
Een verkeerd gesorteerde e-mail is hinderlijk. Een verkeerd verzonden factuur is een probleem. Een verkeerd medisch advies is onaanvaardbaar. Hoe hoger het risico, hoe meer je moet inbouwen dat een mens tussenkomt, en hoe minder tijdwinst je overhoudt. Begin daarom laag in risico: je eerste project moet vertrouwen opbouwen, niet vragen om vertrouwen.
4, Staat de data waar je hem nodig hebt?
Dit is de stille projectmoordenaar. Zit de informatie in een systeem waar je niet bij kunt, in een spreadsheet op iemands laptop, of alleen in het hoofd van de langst zittende medewerker? Dan gaat je project over data ontsluiten in plaats van over AI en duurt het drie keer zo lang. Kies eerst iets waar de gegevens al netjes staan.
5, Wil de eigenaar dit eigenlijk?
Als de persoon die dit werk nu doet het gevoel heeft dat hij zichzelf wegautomatiseert, wordt het project passief tegengewerkt. Meestal onbewust: uitzonderingen die “niet werken”, feedback die niet komt. Praat dit vooraf uit en wees concreet over wat die persoon in plaats daarvan gaat doen.
De rekensom
Scoor elk proces van één tot vijf op volume, lage variatie, laag risico, databeschikbaarheid en draagvlak. Neem het proces met de hoogste totaalscore, niet dat met de mooiste demo. Zet er daarna één cijfer bij: hoeveel uur per week kost het nu en wat is dat per jaar in geld. Ligt de bouwprijs onder de jaarwinst, dan heb je je eerste project. Nog één regel: houd het klein genoeg om binnen zes weken live te zijn. Een succes van bescheiden formaat levert meer op dan een groot plan dat halverwege stilvalt.
De korte versie
Volume, weinig variatie, laag risico, data beschikbaar, draagvlak aanwezig. Vijf scores, hoogste totaal wint. Live binnen zes weken, dan de volgende.
Weten waar jouw processen staan?
Plan jouw gratis kennismaking →