Procesautomatisering

Vragen en antwoorden over deze dienst

Wat is procesautomatisering?

Procesautomatisering betekent dat software terugkerend handwerk overneemt: facturen verwerken, gegevens van het ene systeem naar het andere zetten, mailboxen en formulieren afhandelen of elke week hetzelfde rapport maken. Moet er tekst gelezen of geïnterpreteerd worden, zoals een e-mail met een prijs erin, dan zet ik AI in voor precies dat stuk. De rest is gewone, voorspelbare software.

Voor wie is procesautomatisering?

Voor organisaties waar mensen elke dag overtypen, kopiëren en controleren wat een systeem ook kan. Bij Equote haalden twee mensen met de hand prijzen en kenmerken uit honderden e-mails; dat gebeurt nu automatisch en zij kijken alleen nog naar de uitzonderingen. Het werkt voor een kantoor met drie mensen en voor een grote organisatie, waar ik dan samenwerk met de interne IT-afdeling.

Welk proces automatiseer je als eerste?

Het proces dat het hoogst scoort op vijf punten: het gebeurt vaak, er zit weinig variatie in, een fout heeft beperkte gevolgen, de gegevens staan al netjes en de mensen die het nu doen willen het. Kost het bouwen minder dan wat het proces per jaar kost, dan heb je je eerste project. Houd het klein genoeg om binnen zes weken live te zijn.

Hoe verloopt een automatiseringstraject?

Het begint met meten: hoe vaak komt het voor, hoeveel tijd kost het nu en wat gaat er mis als het fout gaat. Daarna breng ik de stappen in kaart, bouw ik de keten en test ik die met echte gevallen, ook de rommelige. Van jouw kant vraagt dat twee uur in week één en daarna een half uur per week. Een eerste automatisering staat meestal binnen twee tot drie weken live.

Met welke systemen kan Datawonder koppelen?

Met elke software die een goed gedocumenteerde API heeft. In projecten gebruik ik onder meer n8n voor de automatiseringsstromen, Microsoft 365, Google Workspace, Google Sheets, Airtable, Instantly en API's van de overheid. Het resultaat komt terecht waar je team al werkt, zoals een spreadsheet, je boekhouding of je mailbox.

Wat gebeurt er als de automatisering iets niet herkent?

Dan gokt hij niet. Elk bericht of document gaat eerst langs vaste voorwaarden en wat daar niet aan voldoet wordt overgeslagen of aan een mens voorgelegd. Het systeem houdt bij wat het heeft gedaan, zodat je het achteraf kunt nagaan. Vooraf leggen we vast welke gegevens het mag zien en hoe lang ze bewaard blijven.

Hoe kan ik mijn facturatie automatiseren?

Door de stappen die nu met de hand gaan aan elkaar te koppelen. Datawonder automatiseert inkomende facturen: die worden uitgelezen en klaargezet in je boekhouding. Ook uitgaande facturen kunnen automatisch worden aangemaakt uit gegevens die er al zijn, zoals orders of geregistreerde uren. Dat werkt met elk boekhoudpakket dat een goed gedocumenteerde API heeft.

Kan AI inkomende facturen en bonnetjes inboeken?

Ja. AI leest facturen en bonnetjes uit je mailbox of een uploadmap, haalt leverancier, bedrag, btw en datum eruit en zet de boeking klaar in je boekhouding. Wat de automatisering niet zeker herkent, wordt aan een medewerker voorgelegd in plaats van dat het systeem gokt. Zo blijft de administratie kloppen.

Kan een rapportage zichzelf elke ochtend klaarzetten?

Ja. Datawonder bouwt rapportages die op een vast moment de cijfers ophalen uit je boekhouding, CRM of webshop. Het resultaat staat daarna klaar in je mailbox of een gedeelde map. Niemand hoeft dan elke maandag hetzelfde overzicht met de hand te maken.

Meedenken, regelen en binnen de wet blijven

Drie dingen die niet in een dienstenlijstje passen, maar die bepalen hoe het werken met mij voelt.

Verder lezen