WTTA-inleendossier: een praktische checklist
Een map met documenten is nog geen werkproces. U wilt kunnen terugvinden wat er vóór een inzet is bekeken, wie daar verantwoordelijk voor was en welke actie volgde. Onderstaande aanpak helpt om dat proces in te richten.
1. Maak de uitlener herkenbaar
Gebruik een vaste identificatie per onderneming en voorkom dat handelsnamen tot dubbele dossiers leiden. Kies wie wijzigingen beoordeelt. In InleenDossier zoekt u op naam of KvK-nummer. De gekozen organisatie moet overeenkomen met de partij die bij de inzet hoort.
2. Verbind de inzet met de juiste keten
Leg de directe uitlener en de formele werkgever naast elkaar vast. Bij doorlenen kunnen die verschillen. De NAU benadrukt dat ook de betrokken uitleners in de keten aan de toepasselijke toelatingsregels moeten voldoen. Een factuur vertelt niet vanzelf de hele keten. Vraag ontbrekende informatie na voordat uw beoordeling op aannames rust.
3. Bewaar wat u werkelijk heeft gecontroleerd
Noteer controlebron, datum, uitkomst en verantwoordelijke. Houd vastlegging van een controle gescheiden van de conclusie die u daaraan verbindt. InleenDossier ondersteunt handmatige controles; het doet geen automatische NAU-verificatie. Bewaar relevante stukken bij de juiste uitlener zodat een collega de vastlegging kan volgen.
4. Maak opvolging een concrete taak
Een signalering is pas nuttig als iemand weet wat ermee moet gebeuren. Kies intern een eigenaar en een volgende controledatum. Bij aangekondigde schorsing of intrekking gelden specifieke beperkingen op nieuwe inzet en moet de bestaande inzet stoppen wanneer de maatregel ingaat. Leg daarom ook een handelwijze voor statusverlies vast.
5. Controleer of een collega het dossier begrijpt
Laat iemand die het dossier niet heeft gemaakt de keten en laatste controle terugzoeken. Ontbreekt uitleg, voeg die toe. De checklist en tijdlijn in InleenDossier ondersteunen dat overzicht. Een dossierpercentage is daarbij een hulpmiddel voor volledigheid, geen oordeel over wettelijke naleving.
6. Exporteer bewust en beperk gegevens
De applicatie kan een dossier-PDF, CSV en ZIP-bewijsbundel leveren. Bepaal wie deze informatie mag ontvangen. Werk waar mogelijk met inhuurcodes en verzamel geen gegevens omdat er toevallig een uploadveld is. Spreek toegang en bewaartermijnen af op basis van doel en toepasselijke verplichtingen.
De korte versie
Een sterk dossier maakt de relatie zichtbaar tussen leverancier, inzet, controle en actie. De kwaliteit hangt af van wat uw team vastlegt en opvolgt.
Bekijk een concreet dossier voor logistiek, agrarisch, productie of bouw.
Bekijk InleenDossier Plan een gesprek